§ 1. Stiftsrådet er nedsat i henhold til kapitel 5 a i lov om folkekirkens økonomi, jf. lovbekendtgørelse nr. 424 af 19. april 2023. Forretningsordenen er fastsat af Stiftsrådet i medfør af lovens § 23, stk. 11.
Formandskab
§ 2. Stiftsrådet vælger blandt de læge medlemmer en formand og en næstformand. Valgene sker ved hemmelig afstemning og har gyldighed for et år ad gangen.
Stk. 2. Formanden leder Stiftsrådets møder og afstemninger. Ved formandens forfald varetages opgaven af næstformanden.
Møder
§ 3. Stiftsrådet afholder som udgangspunkt fire ordinære møder årligt. Møderne afholdes ved fysisk fremmøde, jf. dog §§ 3 a og 3 b. Formanden og biskoppen kan efter samråd med stiftsadministrationen beslutte at afholde yderligere møder.
Stk. 2. De fire ordinære møder fastsættes for et år ad gangen med angivelse af tidspunkt og fysisk mødested.
Stk. 3. Møderne er offentlige. Stiftsrådet kan dog beslutte, at en sag skal behandles for lukkede døre.
Stk. 4. Stiftsrådets beslutninger træffes i møder. Stiftsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Stk. 5. Stiftsrådet træffer beslutninger ved almindeligt stemmeflertal.
Stk. 6. Stiftsrådet kan indkalde eksterne deltagere til et møde møder, herunder oplægsholdere og medlemmer af stiftsudvalg.
Stk. 7. Diæter og befordringsgodtgørelse til Stiftsrådets medlemmer ydes efter de til enhver tid gældende regler.
Digital mødedeltagelse
§ 3 a. Formanden og biskoppen kan efter samråd med stiftsadministrationen beslutte, at et møde helt eller delvist skal afholdes digitalt. Ved et onlinemøde deltager alle medlemmer digitalt. Ved et hybridmøde deltager nogle medlemmer fysisk på mødestedet og andre digitalt.
Bestemmelserne i §§ 3 a og 3 b giver ikke det enkelte medlem ret til digital deltagelse.
Stk. 2. Beslutning om digital mødeform ved et ordinært møde træffes af formanden og biskoppen efter samråd med stiftsadministrationen. Beslutningen kan træffes på formandens og biskoppens initiativ eller efter anmodning fra et medlem efter § 3 b. Beslutningen meddeles medlemmerne senest 14 dage før mødet.
Ved et ekstraordinært møde meddeles mødeformen samtidig med indkaldelsen. Beslutningen skal angive, om mødet afholdes som onlinemøde eller hybridmøde, hvordan medlemmerne deltager, og hvordan offentligheden får adgang til at overvære den offentlige del af mødet.
Stk. 3. Et møde kan kun gennemføres med digital deltagelse, hvis formanden og biskoppen på baggrund af stiftsadministrationens vurdering har konstateret, at:
a) alle digitalt deltagende medlemmer kan identificeres ved navn,
billede/lyd af mødelederen,
b) offentligheden kan få reel adgang til at overvære den offentlige del af
mødet i realtid; ved onlinemøder sker det via et offentliggjort link eller
anden offentliggjort adgangsvej, og ved hybridmøder kan offentligheden
overvære mødet på det fysiske mødested,
c) kravene til fortrolighed og databeskyttelse kan opfyldes, og
d) den nødvendige tekniske løsning og mødesupport er til rådighed, og
beslutningsprotokollen kan underskrives af alle deltagende medlemmer ved mødets afslutning via en digital underskriftsløsning, som
stiftsadministrationen vurderer egnet til formålet.
Stk. 4. Følgende møder afholdes kun ved fysisk fremmøde:
a) det konstituerende møde,
b) møder, hvor der skal foretages valg af formand eller næstformand eller
anden hemmelig afstemning,
c) møder, hvor størrelsen af det bindende stiftsbidrag, det endelige budget
eller årsregnskabet behandles,
d) møder, hvor der skal træffes væsentlige principielle beslutninger om
forvaltningen af stiftsmidlerne, og
e) møder, hvor dagsordenen indeholder sager, der på forhånd forventes
behandlet for lukkede døre.
§ 3 b. Et medlem, der ønsker at deltage digitalt i et møde, skal sende en skriftlig anmodning til formanden og stiftsadministrationen senest 21 dage før mødet. Anmodningen giver ikke ret til digital deltagelse. Anmodningen kan kun imødekommes, hvis formanden og biskoppen efter samråd med stiftsadministrationen beslutter, at mødet kan afholdes som hybridmøde, og betingelserne i §§ 3 a og 3 b kan opfyldes.
En anmodning, der modtages efter fristens udløb, behandles kun, hvis formanden og biskoppen vurderer, at der foreligger særlige omstændigheder, og stiftsadministrationen vurderer, at anmodningen kan imødekommes praktisk og teknisk.
Stk. 2. Det digitalt deltagende medlem har selv ansvar for at råde over egnet udstyr, stabil internetforbindelse, kamera og mikrofon. Medlemmet har også selv ansvar for, at udstyret fungerer under mødet. Stiftsadministrationen kan give praktiske anvisninger om den digitale deltagelse, men er ikke ansvarlig for medlemmets private udstyr, internetforbindelse eller tekniske problemer under mødet.
Stk. 3. Et digitalt deltagende medlem anses kun for at være til stede, så længe medlemmet i realtid kan ses og høres, herunder bede om ordet, deltage i drøftelsen og afgive stemme. Tekniske udfald og deres betydning for beslutningsdygtigheden tilføres beslutningsprotokollen.
Stk. 4. Formanden afgør, om et teknisk udfald giver anledning til en kort pause. Mødet fortsætter dog normalt, hvis Stiftsrådet fortsat er beslutningsdygtigt. Et teknisk udfald giver ikke i sig selv ret til, at behandlingen af en sag udsættes eller gentages.
Stk. 5. Et digitalt deltagende medlem skal befinde sig et uforstyrret sted. Andre må ikke kunne overvære behandlingen af en sag for lukkede døre. Formanden kan kræve, at medlemmet bekræfter dette.
Stk. 6. Ved onlinemøder skal offentligheden kunne overvære den offentlige del af mødet i realtid via et offentliggjort link eller anden offentliggjort adgangsvej. Ved hybridmøder kan offentligheden overvære mødet på det fysiske mødested. Reglerne om behandling for lukkede døre gælder tilsvarende, og offentlig adgang afbrydes under lukkede punkter.
Stk. 7. Stiftsrådet optager ikke mødet, medmindre Stiftsrådet på forhånd har truffet særskilt beslutning herom, og de databeskyttelsesretlige betingelser er opfyldt. Medlemmer og øvrige deltagere må ikke optage mødet uden forudgående beslutning. Offentlighedens adgang til et møde indebærer dog ikke, at Stiftsrådet kan kontrollere enhver privat optagelse.
Stk. 8. Ved digital deltagelse skal beslutningsprotokollen kunne underskrives af alle deltagende medlemmer ved mødets afslutning via en sikker digital underskriftsløsning, som stiftsadministrationen vurderer egnet til formålet. Hvis digital underskrift ikke kan gennemføres på betryggende vis, kan digital deltagelse ikke anvendes.
Dagsorden og beslutningsprotokol
§ 4. Stiftsadministrationen varetager sekretariatsfunktionen for Stiftsrådet.
Stk. 2. Formanden udarbejder i samråd med biskoppen og stiftsadministrationen dagsordenen for hvert møde. Stiftsadministrationen udsender dagsordenen og mødematerialet til medlemmerne og offentliggør dagsordenen på stiftets hjemmeside senest otte dage før mødet.
Stk. 3. Et medlem har ret til at få en sag optaget på dagsordenen.
Anmodningen skal sendes skriftligt til formanden og stiftsadministrationen senest 14 dage før mødet. Anmodningen skal indeholde en kort beskrivelse af sagen og oplyse, om sagen ønskes behandlet til orientering, drøftelse eller beslutning. Eventuelle forslag til beslutning og færdige bilag skal vedlægges i en form, der umiddelbart kan distribueres. Formanden fastsætter punkternes rækkefølge.
Materiale, der modtages efter fristens udløb, kan henvises til et senere møde, medmindre sagen ikke tåler udsættelse.
Stk. 4. Biskoppen er forretningsfører for Stiftsrådet og kan afgøre sager, der ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Sådanne afgørelser forelægges Stiftsrådet til efterretning på det førstkommende møde.
Stk. 5. Stiftsrådet kan bemyndige biskoppen, stiftsadministrationen eller et udvalg nedsat af Stiftsrådet til at ekspedere, forberede eller arbejde videre med en konkret sag eller bestemte arter af sager efter Stiftsrådets nærmere beslutning.
Stk. 6. Stiftsrådets beslutninger føres under mødet i en beslutningsprotokol. Beslutningsprotokollen kan også indeholde korte og saglige oplysninger om sagens behandling, herunder væsentlige orienteringer, hovedpunkter fra drøftelser og eventuelle særstandpunkter.
Beslutningsprotokollen er ikke et ordret referat af mødet. Den gengiver ikke de enkelte medlemmers indlæg, medmindre der er tale om et særstandpunkt efter stk. 7.
Ved mødets afslutning underskriver de deltagende medlemmer et underskriftsblad. Underskriftsbladet knyttes til beslutningsprotokollen og dokumenterer medlemmernes deltagelse.
Stk. 7. Et deltagende medlem, der ønsker et særstandpunkt tilført beslutningsprotokollen, skal meddele dette under behandlingen af sagen og senest ved mødets afslutning aflevere en kort formulering, der gengiver medlemmets særstandpunkt, til formanden eller stiftsadministrationen.
Særstandpunktet skal angå den konkrete sag og kan optages i kort form. Hvis sagen skal fremsendes til en anden myndighed, kan medlemmet kræve, at myndigheden samtidig gøres bekendt med særstandpunktet.
Stk. 8. Stiftsadministrationen færdiggør beslutningsprotokollen efter mødet. Den sendes til medlemmerne snarest muligt og som udgangspunkt senest 14 dage efter mødet.
Bemærkninger skal være skriftlige og være modtaget senest otte dage efter udsendelsen. Bemærkninger kan alene angå den faktiske gengivelse af mødets forløb. De kan ikke ændre beslutninger, der er ført til protokol på mødet, eller bruges til at få optaget nye særstandpunkter, som ikke er fremsat efter stk. 7.
Formanden afgør efter samråd med biskoppen og stiftsadministrationen, hvordan eventuelle bemærkninger indarbejdes. Hvis der ikke modtages bemærkninger inden fristen, anses beslutningsprotokollen for godkendt.
Den godkendte beslutningsprotokol offentliggøres på stiftets hjemmeside senest otte dage efter bemærkningsfristens udløb.
Opgaver og kompetencer
§ 5. Stiftsrådet fastsætter størrelsen af det bindende stiftsbidrag og disponerer over bidragets anvendelse til kirkelige aktiviteter på stiftsniveau.
Stk. 2. Stiftsrådet varetager forvaltningen af stiftsmidlerne, herunder fastsættelse af indlåns- og udlånsrentesatser.
Stk. 3. Stiftsrådet rådgiver biskoppen om kirkelige forhold af betydning for stiftet som helhed, herunder kirkelige fællesopgaver og strukturforhold. Stiftsrådet kan ikke behandle spørgsmål om det gejstlige tilsyn med enkelte præster og menigheder.
Stk. 4. Stiftsrådet kan tage sager af betydning for stiftet op til fælles drøftelse.
Stk. 5. Stiftsrådet fastlægger stiftets udvalgsstruktur, nedsætter udvalg og udpeger sine repræsentanter til udvalgene.
Stk. 6. Stiftsrådet vælger en repræsentant for fire år ad gangen til Folkekirkens Mellemkirkelige Råd.
Stk. 7. Stiftsrådet vælger for sin funktionsperiode en repræsentant til de budgetsamråd, der indkaldes af Budgetfølgegruppen vedrørende Fællesfonden.
Stk. 8. Stiftsrådet vælger for sin funktionsperiode en repræsentant og en stedfortræder til bestyrelsen for Den Fælles Kapitalforvaltning.
Forvaltning
§ 6. Stiftsrådet træffer beslutning om forvaltningspraksis inden for Stiftsrådets kompetence, herunder om udmøntning af stiftsbidraget og administration af stiftsmidlerne.
Stk. 2. Stiftsadministrationen bistår Stiftsrådet med varetagelsen af rådets opgaver efter Stiftsrådets nærmere bestemmelse.
Stk. 3. Stiftsadministrationen varetager administrationen af regnskabet og aflæggelsen af kvartals- og årsrapport for det bindende stiftsbidrag.
Stk. 4. Stiftsrådet er i sin forvaltningsvirksomhed underlagt forvaltningslovens almindelige regler om habilitet.
Stk. 5. Stiftsrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlem er inhabilt i forhold til en sag. Medlemmet kan deltage i forhandlingen og afstemningen om sin egen habilitet, men ikke i den efterfølgende behandling af sagen, hvis medlemmet erklæres inhabilt.
Stedfortrædere
§ 7. Stedfortrædere for Stiftsrådets valgte medlemmer fastlægges efter de til enhver tid gældende regler om valg af medlemmer til Stiftsrådet. Stiftsadministrationen fører en oversigt over stedfortræderne og deres rækkefølge og orienterer ved funktionsperiodens begyndelse de valgte medlemmer herom. Et medlem kan ikke i forbindelse med et konkret forfald selv udpege en anden person som stedfortræder.
Stk. 2. Hvis et valgt medlem dør eller udtræder af Stiftsrådet, indtræder den relevante stedfortræder i Stiftsrådet.
Stk. 3. Et medlem, der er forhindret i at deltage i et møde, skal hurtigst muligt meddele sit forfald til stiftsadministrationen. Det skal fremgå, om forfaldet alene vedrører et bestemt møde eller forventes at vare i en længere periode. Medlemmet skal samtidig gøre opmærksom på, om der efter medlemmets oplysninger er en stedfortræder, og så vidt muligt angive stedfortræderens navn.
Stk. 4. Ved forfald afklarer stiftsadministrationen, om den relevante stedfortræder kan deltage. Hvis stedfortræderen kan deltage, sender stiftsadministrationen den formelle indkaldelse og mødematerialet til vedkommende. Stiftsadministrationen orienterer formanden og medlemmet om resultatet.
Stk. 5. Er der ingen stedfortræder, eller kan stedfortræderen ikke deltage, orienterer stiftsadministrationen formanden.
Stk. 6. Et medlem, der alene er forhindret i at møde fysisk, og som ikke kan blive repræsenteret af en stedfortræder, kan anmode om digital deltagelse efter § 3 b. Anmodningen giver ikke ret til digital deltagelse og kan kun imødekommes, hvis formanden og biskoppen beslutter, at mødet kan gennemføres som hybridmøde efter § 3 a.
Stk. 7. Hvis et medlem forventes at være forhindret i at varetage sit hverv i mindst to måneder på grund af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende, indkalder stiftsadministrationen stedfortræderen til Stiftsrådets møder i perioden.
Stk. 8. Når medlemmet igen kan varetage sit hverv, udtræder stedfortræderen af Stiftsrådet.
Stk. 9. Hvis et medlem forventer at være inhabilt i forhold til en sag, skal medlemmet hurtigst muligt orientere formanden og stiftsadministrationen. En stedfortræder kan kun indkaldes til behandlingen af sagen, hvis betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt efter de til enhver tid gældende regler.
Ændringer i forretningsordenen
§ 8. Ændringer i forretningsordenen vedtages på møde i Stiftsrådet.
Ikrafttræden og evaluering
§ 9. Forretningsordenen træder i kraft den 7. september 2026.
Stk. 2. §§ 3 a og 3 b kan først anvendes, når formanden og biskoppen på baggrund af stiftsadministrationens vurdering har bekræftet, at det retlige grundlag er afklaret, at en sikker digital underskriftsløsning er til rådighed, og at kravene til offentlighed, fortrolighed og teknik kan opfyldes. Bekræftelsen meddeles skriftligt til Stiftsrådets medlemmer.
Stk. 3. Ordningen efter §§ 3 a og 3 b er en forsøgsordning for ordinære møder. Ordningen kan anvendes ved højst to ordinære møder, hvorefter den sættes på dagsordenen for det næstkommende møde med henblik på evaluering. Indtil Stiftsrådet på baggrund af en evaluering har besluttet, om ordningen skal videreføres eller ændres, kan der ikke afholdes yderligere ordinære møder med digital deltagelse.
Dette er ikke til hinder for, at formanden og biskoppen efter § 3 a kan beslutte, at et ekstraordinært møde helt eller delvist afholdes digitalt, hvis betingelserne i §§ 3 a og 3 b er opfyldt.
Offentliggørelse
§ 10. Forretningsordenen offentliggøres på stiftets hjemmeside.
Forretningsordenen blev vedtaget på Stiftsrådets møde den 7. september 2026.